Hoe een individuele uitdaging leidt tot een universiteitsbrede oplossing

Deze case-study beschrijft hoe de Universiteit Utrecht tijd bespaart en het transcriberingsproces voor onderzoekers verbetert door het centraal inkopen van transcriptiehulpmiddelen.

De uitdaging: een moeizaam transcriptieproces

Onderzoekers aan de Universiteit Utrecht verwerken jaarlijks een groot aantal interviews ter ondersteuning van kwalitatief onderzoek. Om deze interviews te kunnen gebruiken, moeten ze worden getranscribeerd.

De behoefte aan één centraal inkoopproces

De Centrale IT-dienstverlening realiseerde zich dat onderzoekers individueel vragen stelden aan IT of Onderzoeksondersteuning over de beschikbaarheid van transcriptiediensten. Dit leidde tot de vraag of er meer behoefte was binnen de universiteit, aangezien niet iedereen zijn vragen stelde en zelf op zoek ging. Omdat gebruiksgemak, connectiviteit via SURFconext, informatiebeveiliging en een universiteitsbrede oplossing de belangrijkste vereisten waren, ging de Universiteit Utrecht in gesprek met Amberscript.

Voor de samenwerking met Amberscript zag het proces er als volgt uit:

1. Het onderzoeksteam neemt een reeks interviews af die worden opgenomen, wat resulteert in een aanzienlijke hoeveelheid opnamemateriaal om te verwerken.
2. Wanneer de interviews bijna zijn afgerond, wordt er een notificatie gestuurd naar (werk)studenten van de UU. Zij krijgen de mogelijkheid aangeboden om tegen een uurloon de interviews te transcriberen.
3. Als er geen beschikbaarheid is, moet de onderzoeker zelf op zoek naar een oplossing, wat soms betekent dat ze het zelf moeten uitschrijven of verschillende online hulpmiddelen moeten gebruiken.
4. In sommige gevallen betekent dit dat studenten moeten worden aangenomen om de interviews te transcriberen. Daarnaast moeten er bij online diensten voortdurend aandacht besteed worden aan databeveiliging en waar de transcripten worden verwerkt en opgeslagen. Dat laatste is van cruciaal belang voor de universiteit.
5. Omdat studenten geen ervaren transcribenten zijn, moeten de teksten altijd worden gecontroleerd.
6. Vervolgens worden de teksten (gedeeltelijk) teruggestuurd naar de transcribenten voor aanpassingen en verbeteringen.
7. Na een correctieronde kunnen de transcripten worden gebruikt voor het onderzoek.

Minpunten van het transcriptieproces

• Het proces kan tot wel 3 weken duren voordat de transcripten klaar zijn voor gebruik in het onderzoek, wat het onderzoek aanzienlijk vertraagt.
• Het zoeken, aannemen en trainen van transcribenten door de onderzoekers leidt af van het eigenlijke onderzoek en kost de onderzoekers tijd en energie.
• Studenten zijn niet altijd betrouwbare transcribenten, en er is een kans op uitval tijdens het proces, wat vertraging voor het onderzoek kan betekenen.
• Als er geen budget of beschikbaarheid is, moet de onderzoeker zelf de transcriptie uitvoeren, wat tijd en energie kost en leidt tot vertraging in het onderzoek.
• Onderzoekers moeten zelf op zoek naar een oplossing waarbij ze naast de kosten ook rekening moeten houden met informatiebeveiliging en gegevensveiligheid.

De oplossing: Samenwerking met Amberscript

Sommige onderzoekers aan de UU maakten al gebruik van Amberscript en bleken enthousiast over de kwaliteit en snelheid van de spraak-naar-tekst oplossingen. Daarom werd een bredere samenwerking tussen de Universiteit Utrecht en Amberscript aangegaan.

Na het aangaan van de samenwerking met Amberscript ziet het proces er als volgt uit:

1. Onderzoekers registreren zichzelf en worden automatisch herkend als lid van de UU.
2. De centrale beheerder voegt de onderzoeker toe aan het beveiligde platform.
3. Onderzoekers kunnen direct bestanden uploaden voor transcriptie.
4. Binnen enkele uren na het uploaden is het bestand verwerkt en krijgt de onderzoeker een melding.
5. De onderzoeker opent het transcript in de veilige online editor omgeving en brengt verbeteringen aan in een transcript dat 85-90% accuraat is.

Amberscript’s transcriptieservice is breed inzetbaar

Veel onderzoekers hadden al individueel ervaring en waren erg te spreken over de nauwkeurigheid en gebruiksvriendelijkheid van Amberscript’s Automatische Transcriptie. Tijdens de gesprekken kwam naar voren dat de Centrale IT-inkoop op zoek is naar een leverancier die naast een goede prijs-kwaliteitverhouding ook betrouwbaar en veilig is, gezien het feit dat onderzoek privacygevoelige informatie bevat. Amberscript, dat ISO27001-gecertificeerd is, vanuit Nederland opereert en een campuslicentiemodel biedt voor onderzoeksinstellingen, werd al snel gezien als de perfecte gesprekspartner.

Vanuit de onderzoeksgemeenschap zijn er veel positieve geluiden over de gebruiksvriendelijkheid van de online editor. De Automatische Transcriptiesoftware genereert een transcript dat ongeveer 85-90% accuraat is, waarna de onderzoeker eenvoudig zelf correcties kan aanbrengen in de online editor. Alle onderzoekers geven aan dat dit hen aanzienlijk veel tijd bespaart.

Conclusie

Het analyseren van grote volumes aan opnamemateriaal zonder enige vorm van transcriptie is niet werkbaar en wenselijk voor kwalitatief onderzoek. Daarnaast staat gebruiksgemak en betrouwbaarheid van een service voorop. Door te kiezen voor de Automatische Transcriptie in een campuslicentie van Amberscript kan de Universiteit Utrecht een veilige, kwalitatieve en gebruiksvriendelijke dienst aanbieden aan al haar onderzoekers en medewerkers.